Dyskusja czy doczekamy się e-Administracji rozpoczęła się i będzie coraz mocniej widoczna im bliżej będziemy 1 Maja 2008. Są tacy, którzy wierzą, że termin ten będzie po raz kolejny przesunięty, ale są na szczęście i tacy, którzy robią wszystko żeby się przygotować.

Czas na przygotowanie się do tego trudnego zadania rozpoczął się dla nas w 2004 roku. To właśnie wtedy można było rozpocząć pracę nad projektami informatycznymi wspieranymi przez UE. Samodzielne przygotowanie się do spełnienia wymogów jakie nakładają na JST przepisy prawa to zadanie bardzo trudne i niezwykle kosztowne. Wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów, przygotowanie e-Portalu, przez który petenci mogliby poprzez przygotowane e-Formularze inicjować e-Sprawy, zakup serwerów, sprzętu sieciowego, podpisów elektronicznych. Wszystkie te działania zrzucone na pojedynczą gminę czy powiat, w której niejednokrotnie do ich realizacji byłby jeden informatyk, skazane byłyby prawdopodobnie na niepowodzenie.

Rozwiązaniem tego problemu dla Starostwa Powiatowego w Zawierciu okazał się projekt SEKAP. Czym tak naprawdę jest SEKAP? Zacznijmy może od tego jakie są jego najbardziej interesujące moduły z punktu widzenia petenta.

SOD - ktoś kto zna funkcjonowanie dużego przedsiębiorstwa wie jak ogromna ilość dokumentów krąży (wchodzi, powstaje i wychodzi) w takim organizmie. Tony papieru, setki decyzji do skoordynowania, konieczność zachowania terminów, porządku spraw i w sprawach (papierach). To właśnie dlatego, że tych spraw jest tak dużo musimy stać w "ogonkach" na korytarzach Urzędów. Elektroniczny SOD to natychmiastowe przekazywanie i docieranie do określonej sprawy, to eliminacja krążącego w różnej postaci papieru pomiędzy wydziałami urzędu, to oszczędność czasu i pieniędzy. To automatyczne pilnowanie terminów i optymalizacja procesów pracy.

PeUP - (Platforma e-Usług Publicznych). Trudno mi dzisiaj sobie wyobrazić życie bez elektronicznego banku. Stałe wizyty z rachunkami w pewnej firmie, gdzie regułą był obrazek jednej kolejki do dwóch okienek, czego nigdy nie mogłem zrozumieć i wieczne kłótnie o to czemu nie można ustawić się do pustego okienka zostały już tylko niemiłym wspomnieniem. Moje "okienko" jest teraz w moim przytulnym pokoju. Takie samo okienko dla wszystkich, którzy będą chcieli z niego skorzystać odda w używanie Starostwo dzięki SEKAP swoim petentom. PeUP to nic innego jak strona w Internecie. W sposób jak najbardziej przyjazny i intuicyjny umieszczono na tym portalu katalog usług jakie można zrealizować w administracji. Każda usługa została zakwalifikowana do odpowiedniej kategorii, każda kategoria została podzielona na pod kategorie. Każdy katalog ma swoich redaktorów. Wszystkie usługi zostaną opisane według tego samego wzoru (opis, formularze, opłaty, podstawa prawna). Sztab ludzi z różnych urzędów (partnerzy projektu) będzie czuwał nad aktualnością zgromadzonych w PeUP informacji. Dzięki e-Formularzom nawet mało wprawny w załatwianiu spraw administracyjnych petent nie będzie miał wątpliwości jak załatwić swoją. Podział spraw na kategorię umożliwi wyfiltrowanie tych dla firm, osób prywatnych czy urzędów.

Więc czym tak naprawdę jest SEKAP? To idea, która od fazy pomysłu przekuta została w systemy komputerowe, które ułatwią kontakt z Urzędem i obniżą koszty jego funkcjonowania. To legion zaangażowanych w jego powstawanie ludzi, urzędników, pracowników firm, to partnerstwo publiczno-prawne. To wiedza która zostanie wypracowana podczas jego powstawania, to rozwiązania, które zostaną podpatrzone i skopiowane do innych systemów. To dzielenie się zadaniami pośród partnerów i wspólna praca pracowników różnych urzędów nad jednym zadaniem, aby osiągnąć ostateczny cel. Takiej jakości pracy w administracji jak sądzę do tej pory nie było. SEKAP to wreszcie możliwość pracy z technologiami, które do tej pory wykorzystywane były tylko w biznesie. To mega energia drzemiąca w urzędnikach, którzy angażując się w projekt zmienią oblicze administracji.

Jestem przekonany, że dzień w którym po raz pierwszy usłyszałem o projekcie, a w zasadzie o pomyśle na projekt pod nazwą SEKAP był dla Starostwa Powiatowego w Zawierciu dniem kluczowym w jego informatycznym rozwoju. Od samego początku biorąc udział w spotkaniach partnerów deklarujących chęć przystąpienia do projektu, czynnie uczestniczyłem w jego powstawaniu. Patrzyłem jak powstaje, zmienia swoje założenia, jak upada i podnosi się, by jak sądzę, w Maju 2008 roku ostatecznie triumfować swoje zwycięstwo.

Wielu chciało by stać się jego częścią, wielu z niecierpliwością czeka na tą możliwość, a my uczestniczymy w jego powstawaniu i czujemy się w tym procesie razem z wieloma innymi liderami.

Czy e-Administracja rozpłynie się po innych urzędach, mam nadzieję, że tak i oby idea którą zaraził mnie Pan Kajetan Wojsyk rozprzestrzeniała się niepohamowana.

Tomasz Nitecki
Naczelnik Wydziału Informatyki